关于会展物流的概念，在我国有多种描述，还没有统一的定论。比较流行的定义是：所谓会展物流，“是为满足参展商展品展览的特殊需要，将展品等特殊商品及时准确地从参展商所在国（地）转移到参展目的地，展览结束后再将展品从展览地运回的过程，包括展览前后的仓储、包装、国内运输、进出口报关和清关、及ATA报关、国际运输、展览中的装卸、搬运，以及在此过程中所需要的信息流动。"

　　对会展物流的诠释不同，会展物流的本质是会展相关物品的空间流动与管理。会展物流涵盖了在提供地与会展地之间，对会展材料设备与会展物品的高效率、低成本流动和储存而进行的一整套规划、实施和控制过程。会展物流的主体是会展组织者，客体是参展商和购买者。会展物流服务商（ELS，EXHIBITION LOGISTICS SERVER） 服务水平的高低是关系到会展能否成功开展的重要因素之一。会展物流概念的提出，将使会展活动的化服务体系更趋完备。

　　与传统物流体系相比，现代会展物流模式具有如下特点：

　　服务的性

　　会展活动的特点要求为其提供物流服务的会展物流服务商，必须具有较高的化管理水平，必须拥有具备会展物流管理技能的人才、畅通的物流渠道、有效的物流配送手段和功能齐全的货物转运与仓储中心、完备的信息网络平台和信息技术作为支撑。因此，化程度相对较高是会展物流一个显著的特征。

　　流程的时效性

　　会展物流活动过程控制非常复杂，在时间上具有很强的阶段性，在空间上具有突发的集中性，在需求上具有双向性和不确定性，这就要求会展物流服务商提供更高层次的快速反应服务。如何在特定的时空里，满足参展商多种应急需求，是会展能否成功举办的关键。

　　展品的安全性

　　确保物流过程中的物品安全是会展物流的任务。会展活动所需的设备、物品一般由会展组织者采购，而参展商展销产品的运输则在会展组织者的统一调度下自行负责。承运人员在运送过程中要保证物品不发生霉烂、破损、水渍等损害展品原有使用价值的事故，避免因此而造成的供货质量问题导致的会展准备的中断。因此，会展物流服务商必须确保所运送物品不仅及时而且安全的达到目的地，通常还需再返回原地。